Módulo 8: Diseño de los servicios
8.5. La descripción de cada una de las actividades
Para llegar a definir los procesos es preciso definir bien todas las actividades que se realizan y realizar una primera clasificación acerca de su naturaleza:
- Estratégica (Est.): si forman parte de la planificación o de la estrategia del despacho o del despacho profesional.
- Operativa (Op.): si contribuye activamente a la prestación de servicio
- De Soporte (Sop.): si su contribución es necesaria para que se puedan desarrollar las actividades operativas u otras que permiten el control de la gestión y medición de las actividades.
Identificar quienes son los responsables de la actividad, si existe más de uno, a fin de poder definir límites y competencias, realizando un análisis de las tareas que componen la actividad.
Definir el objetivo de la actividad, ya que puede ayudarnos a clarificar las interrelaciones que se han identificado con los diversos servicios.
Definir la secuencia de las actividades, identificando las que deben estar finalizadas para iniciar la cada una, y cuales pueden iniciarse al finalizar cada una.
Identificar todos los servicios en los que interviene la actividad en cuestión, para poder definir, límites, competencias y responsabilidades así como protocolos de colaboración entre los servicios, áreas y responsables.
Identificar si la actividad estudiada posee alguna variable cuantificable que nos permita realizar un seguimiento y control de cómo se consiguen los objetivos definidos para ella.
Si dispone de esta variable, su seguimiento y medida nos indicará el grado de alcance o de desviación respecto a los objetivos definidos.
Todo lo expuesto se puede resumir en una ficha por actividad como la siguiente.
| Nombre empresa: | Nombre de la actividad: | Tipo de actividad: | ||
| Est. | Op. | Sop. | ||
| Responsables: | ||||
| Objetivo: | ||||
| Actividad/es anterior/es: | ||||
| Actividad/es posterior/es: | ||||
| Servicios en los que interviene: | ||||
| Variables de control: | ||||
| Indicadores: | ||||
