Módulo 8: Diseño de los servicios
8.2. Definición del equipo de trabajo
Antes de iniciar cualquier estudio de las actividades del despacho profesional, debe constituirse un equipo de trabajo al que se le puede denominar comité de calidad o grupo de mejora. La diferencia entre el primero y el segundo consiste en:
- En el comité de calidad debe intervenir dirección y/o los titulares conjuntamente con los responsables de las distintas áreas o servicios, asistidos por un coordinador que será el responsable de coordinar las tareas que se decidan realizar además de escribir o coordinar la redacción de los documentos que se convengan o recabar la información necesaria para su elaboración. A su vez, el comité de calidad, constituido por el staff de dirección, debe definir desde el principio los objetivos que se quieren alcanzar con el proyecto de implantación de la gestión por procesos.
Recordemos que estos objetivos pueden ser globales, o bien, parciales, pero siempre deben ser:
- Concretos.
- Alcanzables.
- Mesurables.
- Determinados en el tiempo.
Como herramienta para definir los objetivos pueden usarse los distintos check presentados en los módulos primero, segundo, tercero y cuarto.
Como nos encontramos en la primera fase de todas, se debe definir el liderazgo y asumirlo para que el proyecto llegue a buen puerto.
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El grupo de mejora está constituido por miembros del despacho que conocen en profundidad alguna de las áreas o actividades que desarrollan y de forma voluntaria se constituyen en grupo de trabajo para presentar alternativas a dirección o a los titulares acerca de los problemas que ellos han detectado.
Para que se ponga en marcha un grupo de mejora es necesario que el personal esté motivado e implicado en el desarrollo del despacho profesional.
Como herramienta de trabajo para detectar problemas y aportar alternativas, además del ejemplo de detección de errores del módulo tercero, disponemos del análisis en forma de diagrama de flujo.
